Todo esto vive en el menú lateral, en Compras → Compras y retenciones. La página se titula Compras y muestra tus documentos de proveedores con su estado.
Importar las facturas que recibes
La forma más rápida de cargar compras es importar los XML que te envían tus proveedores.
- En Compras, pulsa Importar XML/ZIP.
- En Archivo XML o ZIP, elige un XML o un ZIP con varios.
- Pulsa Validar archivo.
- Revisa el resultado: Válidos, Con errores y Duplicados. Los archivos con errores no bloquean el resto del lote; puedes bajar el detalle con Descargar errores CSV.
- Marca los válidos que quieres cargar y pulsa Confirmar seleccionados.
Cada documento confirmado se crea como borrador de compra. Importarlo no envía nada al SRI.
Límites: hasta 10 MB por archivo subido, 100 comprobantes por ZIP y 2 MB por XML.
Errores comunes al importar:
- «El comprobante no fue emitido al RUC de la organización.»: la factura es para otro RUC. Revisa que estés en la empresa correcta.
- «El documento ya fue importado.»: ya lo tienes cargado.
- «El XML está malformado.»: el archivo está dañado. Pídele al proveedor que te lo reenvíe.
Importar automáticamente desde tu correo
En la misma pantalla, la sección Buzón de compras revisa una cuenta de correo y trae los XML o ZIP adjuntos. Llena Servidor IMAP, Puerto, Usuario, Contraseña y Carpeta, marca Sincronización activa y pulsa Guardar. Con Probar conexión compruebas que funciona y con Sincronizar ahora no esperas a la siguiente revisión, que se hace cada 10 minutos. Solo el propietario o un administrador pueden configurarlo.
Registrar una compra a mano
- En Compras, pulsa Nueva compra.
- En Tipo, elige Factura recibida, Nota de crédito o Nota de débito.
- Llena Proveedor, Número (con el formato 001-001-000000001) y Fecha.
- Completa Descripción, Cantidad, Precio, IVA y Sustento.
- Pulsa Guardar borrador.
Emitir una liquidación de compra
La liquidación de compra la emites tú cuando le compras a alguien que no puede darte factura.
- En Compras, pulsa Nueva compra.
- En Tipo, elige Liquidación emitida.
- Llena Proveedor, Número, Fecha y el detalle, y pulsa Guardar borrador.
- En el detalle de la liquidación, sección Ciclo SRI, pulsa Enviar al SRI.
- Si el estado no cambia enseguida, pulsa Actualizar estado. Cuando el SRI la autorice, aparece Descargar RIDE.
En la prueba gratis, cada liquidación emitida en producción usa uno de tus comprobantes gratis.
Emitir el comprobante de retención
- Entra al detalle de la compra. En la sección Retención, pulsa Emitir retención.
- Para cada línea, elige el Tipo (Renta o IVA), el Código de retención y revisa la Base. La primera línea viene como Renta con la base imponible de la compra; con Añadir línea sumas la retención de IVA.
- Pulsa Crear retención. El botón muestra el total retenido.
- De vuelta en el detalle, pulsa Enviar retención. Usa Actualizar retención si el SRI aún no responde y, cuando esté autorizada, descarga su RIDE retención.
La fecha de emisión es la del día y el período fiscal es el mes en curso. Los códigos de retención vienen del catálogo del SRI vigente.
Emitir retención aparece en las liquidaciones de compra autorizadas. Si necesitas retener sobre una factura recibida y no ves el botón, escríbenos desde Ayuda y soporte.
Anular o reemplazar una retención
En Acciones de cumplimiento del detalle, Solicitar anulación registra el motivo. Después completa la anulación en SRI en Línea, donde tu proveedor debe aceptarla. Si una retención fue rechazada o anulada, Crear reemplazo prepara una nueva.
Quién puede hacer qué
Cualquier miembro puede crear borradores e importar archivos. Enviar al SRI, confirmar importaciones, anular y configurar el buzón requiere ser propietario o administrador.