Antes de tu primera factura necesitas tus datos fiscales guardados y tu firma electrónica cargada. Si empiezas en el ambiente de pruebas, esta factura no tiene validez tributaria: sirve para comprobar que todo sale bien.
1. Crea tu cliente
- En el menú lateral, abre Ventas → Clientes y pulsa Nuevo cliente.
- En Tipo, elige RUC, Cédula, Pasaporte o Consumidor final.
- Escribe el número de identificación. Con RUC o cédula puedes pulsar Consultar en el SRI para traer el nombre y la dirección.
- Completa Nombre o razón social y, muy recomendable, Correo electrónico: a ese correo le llega la factura.
- Pulsa Guardar cliente.
También puedes crear el cliente sin salir de la factura: en el buscador de clientes, la última opción es Nuevo cliente.
2. Crea tu producto o servicio
- Abre Ventas → Productos y pulsa Nuevo producto.
- Llena Nombre del producto o servicio, Precio unitario sin IVA ($) y Tratamiento de IVA. El Código es opcional y sale como código principal en la factura.
- Pulsa Guardar producto.
3. Llena la factura
- Abre Ventas → Facturas y pulsa Nueva factura.
- En Cliente y fecha, busca al cliente por nombre o identificación, revisa la Fecha de emisión y elige la Forma de pago. Si tu cliente paga por banco o con tarjeta, no elijas efectivo.
- En Conceptos, elige el Producto del catálogo, o escribe la Descripción a mano. Ajusta Cant., Precio unitario ($), el Descuento ($) si lo hay (es un monto en dólares por línea) y el Tratamiento de IVA.
- Pulsa Añadir concepto para cada línea adicional.
A la derecha ves la Vista previa del RIDE mientras llenas.
Una factura a consumidor final no puede superar USD 50,00. Si pasa de ese valor, identifica al cliente con su cédula, RUC o pasaporte.
4. Emítela o guárdala
- Emitir factura la guarda, la firma con tu firma electrónica y la envía al SRI.
- Guardar borrador solo la guarda. Un borrador no tiene número ni validez tributaria hasta que lo envíes; puedes editarlo o eliminarlo.
Después de emitir, la app abre el detalle de la factura con la respuesta del SRI.
5. Revisa el estado en el SRI
En el detalle, la tarjeta Estado en el SRI muestra uno de estos estados:
- Autorizada: el SRI la autorizó. Ya puedes entregarla a tu cliente.
- Esperando al SRI: el SRI la recibió y aún no responde. La app la consulta sola cada pocos minutos; no hace falta reenviarla. Si quieres, pulsa Consultar ahora.
- No autorizada: el SRI no la autorizó. Lee el Motivo del SRI, corrige lo que indica (los datos del cliente, tu firma o los datos de tu empresa) y pulsa Volver a enviar al SRI: se reenvía con el mismo número. Mira qué significa cada error.
6. Entrega el RIDE y el XML
Cuando el SRI autoriza la factura, TechSynergy envía un correo a tu cliente con el RIDE (PDF) y el XML autorizado, si su ficha tiene correo.
Desde la tarjeta Acciones del detalle también puedes:
- Descargar RIDE (PDF) y Descargar XML.
- Reenviar por correo, si tu cliente no lo recibió. Si está desactivado, es porque el cliente no tiene correo: agrégalo en su ficha.
- Imprimir.
¿Quién puede emitir?
El propietario y los administradores pueden enviar facturas al SRI. Un miembro puede preparar borradores para que un administrador los envíe.