El SRI exige que cada comprobante electrónico vaya firmado. TechSynergy firma por ti con tu certificado: lo subes una vez y la app lo usa en cada factura, nota y retención.
Necesitas el archivo de tu firma electrónica (termina en .p12 o .pfx) y la contraseña que te dio la entidad certificadora al emitirla.
Antes de empezar
- Guarda primero los datos fiscales de tu empresa. Si no lo has hecho, la app responde «Guarde primero los datos fiscales de la empresa y luego cargue la firma». Mira cómo en Configurar tus datos fiscales, establecimiento, punto de emisión y secuencial.
- Solo el propietario de la empresa puede subir la firma. Si tu usuario es administrador o miembro, pídeselo al propietario.
Cómo subir la firma
- En el menú lateral, abre Configuración → Firma electrónica. La página baja sola hasta la sección Cargar Firma Electrónica (.p12).
- En Archivo del Certificado (.p12), elige el archivo de tu firma.
- En Contraseña del Certificado, escribe la contraseña de la firma.
- Pulsa Cargar Firma Digital.
Si todo está bien verás «Firma electrónica guardada. Vigente hasta el…» con la fecha de vencimiento.
Cómo saber si tu firma está vigente
Debajo del formulario aparece un resumen con el Titular, quién la emitió (Emitido por) y la fecha Vigente hasta. Arriba lleva una etiqueta de estado:
- Firma activa: todo en orden.
- Vence en N días: aparece cuando faltan 30 días o menos. Renueva la firma con tu entidad certificadora y súbela de nuevo antes de esa fecha.
- Firma vencida: ya no puedes emitir con ella. Sube una vigente.
- Sin datos: vuelve a subirla: la firma se cargó con una versión anterior de la app. Súbela otra vez para que TechSynergy conozca su fecha de vencimiento.
Revisa esta etiqueta de vez en cuando: la app no te envía un correo cuando la firma está por vencer.
Si da error
«La contraseña de la firma electrónica es incorrecta.» Revisa mayúsculas, minúsculas y que no haya un espacio al inicio o al final. Es la contraseña de la firma, no la de tu cuenta de TechSynergy ni la del SRI. Si no la recuerdas, solo la entidad certificadora puede ayudarte.
«La firma electrónica venció el…» Tu certificado caducó. Renuévalo con tu entidad certificadora y sube el archivo nuevo.
«La firma electrónica es válida desde el…» El certificado todavía no entra en vigencia. Espera a esa fecha o confirma con la entidad certificadora.
«El archivo no es una firma electrónica válida (PKCS#12, .p12 o .pfx).» El archivo está dañado o no es una firma. Descárgalo de nuevo desde el correo o el portal de tu entidad certificadora.
«La firma electrónica debe ser un archivo .p12 o .pfx.» Elegiste otro tipo de archivo (un PDF o una imagen, por ejemplo).
«La firma electrónica no puede superar 1 MB.» Una firma normal pesa mucho menos. Probablemente elegiste otro archivo.
«El certificado del archivo P12 no está habilitado para firma digital.» o «El archivo P12 no contiene un certificado que corresponda a su clave privada.» El archivo no sirve para firmar comprobantes. Pide a tu entidad certificadora un certificado de firma electrónica.
Una advertencia
TechSynergy no compara los datos de la firma con los de tu empresa. Antes de subirla, revisa que sea la firma de tu empresa o de su representante legal, y confirma en el resumen que el Titular es el que esperas.