Facturador gratuito del SRI o un sistema de facturación: cuál te conviene

Si tienes que facturar electrónicamente, lo primero que encuentras es que el SRI ofrece una herramienta gratuita. Es una opción seria y para muchos negocios es suficiente. Esta guía explica qué hace, qué no hace y en qué momento te conviene un sistema de facturación.

Las dos herramientas gratuitas del SRI

La página de facturación electrónica del SRI menciona dos:

• Facturador SRI. Un aplicativo web: funciona en línea, sin descargas ni instalaciones.
• Facturador electrónico gratuito, esquema offline. Un programa que se descarga e instala. El SRI indica que estará disponible para su descarga hasta el 31 de diciembre de 2026 y recomienda, en su reemplazo, el Facturador SRI en línea.

En adelante hablamos del Facturador SRI, que es el que el SRI recomienda.

Qué ofrece el Facturador SRI

Según la página oficial del Facturador SRI:

• Es gratuito y sin límite de comprobantes. No tiene costo y no existe un tope de emisión.
• Lo pueden usar todos los contribuyentes, excepto los catalogados como grandes contribuyentes.
• Emite los comprobantes del SRI: facturas, notas de crédito, notas de débito, comprobantes de retención, guías de remisión y liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios.
• Firma con tu certificado y envía el comprobante al correo del comprador que escribes al llenarlo. Puedes reenviarlo, consultarlo, descargarlo y anularlo desde la misma aplicación.
• Registras tus productos y servicios, acordes a tu actividad económica, para usarlos al emitir.

Para usarlo necesitas una computadora con internet, un certificado de firma electrónica en archivo y estar autorizado a emitir comprobantes electrónicos en producción. El SRI publica un manual de usuario con el paso a paso.

Cómo se trabaja con él

El flujo que describe el SRI tiene tres partes: configuras tu perfil y tu firma, registras tus productos y servicios, y emites. En cada comprobante eliges el tipo, llenas los datos y lo firmas: el comprador, el detalle, los valores y, si lo necesitas, la información adicional, un campo que la ficha técnica del SRI prevé para datos que no tienen un lugar propio en el comprobante, como un número de pedido o una referencia de pago.

Para quien emite pocos comprobantes al mes, este trabajo es razonable y no cuesta nada.

Lo que no forma parte del facturador

El Facturador SRI está hecho para emitir comprobantes, y lo hace. Lo que la página oficial no describe, y que un negocio en marcha suele necesitar, es todo lo que pasa alrededor de la factura:

• Caja en mostrador. Cobrar la venta, emitir la factura en ese momento y cuadrar la caja al final del día.
• Inventario. Que cada venta descuente el stock y sepas qué te queda.
• Agenda de citas. Que tus clientes reserven, reciban un recordatorio y que la cita se cobre con factura.
• Cobranza. Saber quién te debe y desde cuándo, y recordárselo.
• Reportes de tu negocio. Ventas por periodo, cartera o lo que necesita tu contador.

Sin un sistema, esas tareas se hacen aparte: en una hoja de cálculo, en un cuaderno o en otro programa, y luego se pasan a mano al facturador.

Cuándo te conviene un sistema

El Facturador SRI probablemente te alcanza si:

• Emites pocos comprobantes al mes y casi siempre a los mismos clientes.
• No vendes en mostrador ni manejas inventario.
• No trabajas con citas ni cobras a plazos.

Te conviene un sistema de facturación cuando:

• Vendes en un local y la fila no espera a que llenes una factura: necesitas una caja que facture en cada venta.
• Manejas productos con stock y quieres saber qué se vendió y qué te falta.
• Atiendes con cita y quieres que la reserva, el recordatorio y el cobro estén en el mismo lugar.
• Vendes a crédito o cobras mensualidades y se te pasan los pagos pendientes.
• Tu contador te pide reportes y armarlos te quita horas cada mes.

Cómo lo resuelve TechSynergy

TechSynergy hace lo mismo que el facturador en lo que toca al SRI: genera el XML, lo firma con tu certificado, lo envía para su autorización y entrega el RIDE y el XML a tu cliente. El SRI sigue siendo quien autoriza cada comprobante. Además:

• La Caja emite la factura en cada venta, descuenta el inventario y cuadra el cierre, desde el plan Pyme.
• La Agenda recibe reservas en línea, envía recordatorios por correo y cobra la cita con factura. Si atiendes con cita y no necesitas Caja, mira la edición Servicios.
• La facturación guarda tus clientes y productos, lleva la cartera y envía recordatorios de cobro, desde el plan Servicios.

Es un servicio de pago, con prueba gratis de 14 días. Compara los planes en facturación electrónica o mira cómo emitir tu primera factura.