Firma electrónica para facturar: qué es y cómo obtenerla

La firma electrónica es lo que hace que una factura electrónica tenga validez: el SRI la define como los datos en forma electrónica que se asocian a un mensaje de datos, y aclara que reemplaza a la firma escrita. ARCOTEL añade que tiene el mismo valor jurídico que una firma física, según la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.

Para qué la usa tu factura

Cada factura electrónica es un archivo XML. La ficha técnica del SRI exige firmar cada XML con el estándar XAdES-BES antes de enviarlo a autorizar. Sin firma, el SRI no autoriza el comprobante.

No firmas cada factura a mano: le das tu certificado al software de facturación y él firma cada comprobante por ti.

Quién puede emitirla

Solo una entidad de certificación acreditada por ARCOTEL. ARCOTEL publica el listado oficial. Al revisarlo para esta guía tenía 17 entidades, entre ellas:

• Entidades públicas: el Banco Central del Ecuador, el Consejo de la Judicatura y la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación.
• Empresas privadas: por ejemplo, ANFAC, Security Data, Uanataca, Datilmedia, Eclipsoft o FirmaSegura.

El listado cambia con el tiempo: revísalo antes de comprar. La página de facturación electrónica del SRI también enlaza a varias de estas entidades.

Archivo o token: elige el archivo

Las entidades ofrecen la firma en distintos soportes: en un archivo, en un token (un dispositivo USB) o, en algunas entidades, de forma remota. Para facturar con un software en línea necesitas el archivo, en formato PKCS12 (extensión .p12 o .pfx), que es el formato de intercambio que menciona la ficha técnica del SRI.

El Consejo de la Judicatura lo dice expresamente: para facturación electrónica hay que adquirir el certificado en archivo PKCS12 y llenar el campo RUC en la solicitud; si no, no se puede facturar electrónicamente. Con otra entidad, pregunta lo mismo antes de pagar.

Cómo obtenerla

Cada entidad tiene su trámite, sus requisitos y su precio. Estos ejemplos salen de las fichas oficiales en gob.ec:

• Consejo de la Judicatura (persona natural): solicitud en línea con tu cédula o pasaporte escaneado a color en PDF y una planilla de un servicio básico con la dirección que indicas. Vigencia: 2 años desde la emisión.
• Registro Civil: la solicitud se registra en el portal del Banco Central del Ecuador; el pago y la entrega se hacen en una agencia del Registro Civil, en el módulo de firma electrónica.

En todos los casos te entregan el certificado y una contraseña. Guarda los dos: el software te pedirá ambos.

Después de obtenerla

• Cuídala como tu firma escrita. Quien tenga el archivo y la contraseña puede firmar a tu nombre.
• Anota la fecha de vencimiento. Con la firma vencida no puedes emitir. Renuévala con tu entidad antes de esa fecha y vuelve a cargarla en tu software.
• Para verificar documentos firmados, el Estado ofrece la aplicación FirmaEC.

Cómo la usa TechSynergy

En TechSynergy subes el archivo .p12 o .pfx y su contraseña una sola vez. La app firma con él cada factura, nota de crédito y retención antes de enviarla al SRI, y te muestra hasta cuándo está vigente tu firma. Mira cómo subir tu firma electrónica.

Cuando la tengas, sigue con cómo emitir tu primera factura electrónica o revisa los planes de facturación electrónica.